Biblioteksentralens personvernerklæring

I Biblioteksentralen gjør vi vårt beste for å beskytte dine personopplysninger, også når de ikke er av sensitiv art. Denne personvernerklæringen forteller om hvordan vi samler inn og bruker personopplysninger.

Om Biblioteksentralen

Biblioteksentralen SA er et offentlig eid samvirkeforetak som forhandler og utvikler produkter og tjenester til bibliotek, skoler og andre offentlige institusjoner. Biblioteksentralen holder til i Alf Bjerckes vei 20 i Oslo. Organisasjonsnummeret vårt er 910 568 183. Se også kontaktinformasjon nederst i erklæringen.

Behandlingsansvarlig

Biblioteksentralen, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for Biblioteksentralens behandling av personopplysninger. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Versjoner

Dette er versjon 1.6 av Biblioteksentralens personvernerklæring. Den ble publisert på bibsent.no 16. juni 2022.
Se tidligere versjoner av personvernerklæring.

Hvilke personopplysninger samles inn via Biblioteksentralens nettsider, hvorfor lagrer vi opplysningene og hvor lenge lagrer vi dem

Biblioteksentralen er eier av flere nettsteder/domener/subdomener.

BIBSENT.NO
Bibsent.no er Biblioteksentralens hjemmeside og nettbutikk. Når du/din institusjon besøker nettbutikken, eller Biblioteksentralen generelt, for å handle varer og tjenester, registrerer vi institusjonens navn, kontaktperson(er), e-postadresse(r), telefonnummer, produkt-, leverings- og betalingsopplysninger samt annen relevant informasjon som framgår av henvendelsen(e). Opplysningene brukes til å:

Administrere bestillinger, for eksempel bekrefte bestillinger og gi informasjon om endringer i bestillingene.
Gi deg en enklere brukeropplevelse, som innlogget kunde vil du for eksempel raskere få oversikt over institusjonens kjøpshistorikk og få oversikt over personopplysningene vi har lagret om deg).
Vedlikeholde eksisterende kundeforhold, for eksempel sende deg/din institusjon e-post om større endringer i vår kontaktinformasjon eller våre salgskanaler, eller sende invitasjoner til kundemøter/arrangement/brukermøter.

Opplysningene lagres i våre CRM- og ERP-systemer (kunde- og varehåndteringssystemer). Kundeinformasjonen og eventuelle personopplysninger lagres til institusjonen/personen ber om å få opplysningene fjernet.

Besøkende på bibsent.no kan også bli bedt om å oppgi personopplysninger i forbindelse med andre tjenester som er frivillige å bruke, for eksempel å motta nyhetsbrev (se også Nyhetsbrev) eller melde se på Bibbisnakk (se også E-postforumet Bibbisnakk).

Når du besøker bibsent.no samler vi også inn avidentifiserte opplysninger om besøket. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle salgstilbudene, tjenestene og brukeropplevelsen på nettsidene. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra, hvilke nettlesere som benyttes, hva og hvor ofte materiell (for eksempel plakater og produktark) lastes ned fra sidene, hvilke søkeord som brukes og hva som bestilles. Disse opplysningene lagres i 26 måneder.

BSEBOK.NO
Bsebok.no er et innkjøpsverktøy for bibliotek som kjøper e-bøker og e-lydbøker gjennom Biblioteksentralen. Det er også administrasjonsverktøyet for bibliotek som bruker appen BookBites til å låne ut e-bøker og e-lydbøker. For å bruke bsebok.no, må du logge deg inn med brukernavn (e-post) og passord. Innlogging krever at biblioteket har gjort avtale med Biblioteksentralen og er opprettet som bruker/kunde i bsebok.no.

Vi registrerer institusjonens navn, person(er), brukernavn (e-post), passord, kontakt-id og kundenummer. Kontakt-id og kundenummer kommer fra Biblioteksentralens vare- og kunderegister. Opplysningene samles inn for at det skal være mulig for kunden å handle i bsebok.no, administrere utlån og formidling i BookBites og ha oversikt over ordrehistorikk og statistikk for sin institusjon. E-poster kan også brukes i kundedialog.

Kundeinformasjonen og eventuelle personopplysninger lagres til institusjonen/personen ber om å få opplysningene fjernet.

Når du besøker bsebok.no samler vi kun opplysning om du er innlogget fra før slik at du slipper å logge inn på nytt hver gang du besøker siden.

BIBLIOTEKENESHUS.NO
Bibliotekenes Hus er felles nettsted for de fem selskapene som til sammen er en del av Bibliotekenes Hus.

Besøkende på nettstedet blir bedt om å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester det er frivillig å ta i bruk, for eksempel å motta nyhetsbrev (se Nyhetsbrev) eller melde seg på kurs (se Besøk og arrangement).

Når du besøker bibliotekeneshus.no samler vi også inn avidentifiserte opplysninger om besøket. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle artiklene, brukeropplevelsen og tjenestene på nettsidene. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra, hvilke nettlesere som benyttes, hva og hvor ofte materiell (for eksempel plakater og produktark) lastes ned fra sidene, kjønn og alder og hvilke søkeord som brukes. Opplysningene lagres i 26 måneder.

BIBBI.MIKROMARC.NO og BIBBI.BIBSENT.NO
For å bruke Bibbi.mikromarc.no (søk i Bibbi-basen) og Bibbi.bibsent.no (søk i BS autoriteter), må biblioteket/institusjonen ha et abonnement på tjenestene og logge inn med et tildelt brukernavn og passord knyttet til institusjonen. (Personopplysninger brukes ikke.)

Når du besøker Bibbi.mikromarc.no og/eller Bibbi.bibsent.no, samler vi inn avidentifiserte opplysninger om besøket. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi kan bruke til å forbedre og videreutvikle søketjenestene. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Opplysningene lagres i 26 måneder.

DIGITALT BESTILLINGSSKJEMA FOR LÅN AV MØTEROM
På nettsiden bibliotekeneshus.no kan bibliotek og skoler bruke et digitalt bestillingsskjema for lån av våre møterom. Lån av møterom er gratis for disse institusjonene. Eventuell bespisning (valgfritt) faktureres. Eventuelle personopplysninger vi registrerer/lagrer ved bruk av bestillingsskjema blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere bestillingen. Opplysningene fra bestillingskjema lagres så lenge det er behov i forhold til rom- og/eller fakturaadministrasjon.

DIGITALE PÅMELDINGSSKJEMA TIL KURS
Når du melder deg på kurs hos Biblioteksentralen/Bibliotekenes Hus via påmeldingsskjema på bibliotekeneshus.no, lagres informasjon kun for å brukes til administrasjon av kurset, for eksempel for å bekrefte påmeldingen eller sende ut informasjon om kurset i forkant og etterkant. Her kan det være snakk om påminnelser, endringer i program, foredragsholdernes presentasjoner, evalueringsskjemaer. Informasjonen brukes også til fakturering når det er en deltakeravgift.

Du melder deg på kurs ved å oppgi navn, kontaktinformasjon (for eksempel e-post og telefonnummer) og arbeidsgiver. I tillegg ber vi deg oppgi informasjon om evt. allergier og behov for tilretteleggelse. I forbindelse med påmelding samler vi også inn i IP-adresser.

Informasjonen spares på så lenge det er behov i forhold til kursadministrasjon og fakturering.

NYHETSBREV
Biblioteksentralen sender ut to nyhetsbrev:

BS-katalogen som nyhetsbrev
BS-katalogen kommer cirka 2-4 ganger per måned via e-post, eller om lag 30 ganger i året. Katalogen inneholder nyheter, kampanjer og tilbud innenfor bøker, lydbøker, e-bøker og film. For at vi skal kunne sende nyhetsbrevet, må du registrere en e-postadresse og gi samtykke til å motta nyhetsbrevet. Personlige opplysninger som samles inn i forbindelse med nyhetsbrevet brukes til å sende ut nyhetsbrevet. Du kan melde deg av som abonnent i hvert nyhetsbrev som sendes ut.

Nyhetsbrev fra bibliotekeneshus.no
Nyhetsbrev fra Bibliotekenes Hus kommer cirka en gang i måneden, eller om lag 10 ganger i året. Nyhetsbrevet inneholder hovedsakelig informasjon om kommende arrangement, nye prosjekt/produkt fra selskapene i Bibliotekenes Hus og inspirasjonsartikler om bibliotek og skole generelt. For at vi skal kunne sende nyhetsbrevet, må du registrere en e-postadresse og gi samtykke til å motta nyhetsbrevet. Vi sender også nyhetsbrevet til offentlige mottakere (skole eller bibliotek – e-postadressene er i disse tilfellene offentlige). Personlige opplysninger som samles inn i forbindelse med nyhetsbrevet brukes til å sende ut nyhetsbrevet. Du kan melde deg av som abonnent i hvert nyhetsbrev som sendes ut.

E-POSTFORUMET BIBBISNAKK
Biblioteksentralen har ansvar for e-postlisten Bibbisnakk, som er et diskusjons- og informasjonsforum for katalogdata/metadata fra Biblioteksentralen. Når du melder deg på listen, registrerer vi navn og e-postadresse. Personlige opplysninger brukes til å administrere/drifte listen. Du kan melde deg av listen i alle e-poster som sendes ut.

Informasjonskapsler

Alle Biblioteksentralens nettsteder benytter seg av informasjonskapsler. Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Under ser du en oversikt over hvilke opplysninger som behandles på våre nettsteder, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene.

De fleste moderne nettlesere – for eksempel Google Chrome, Firefox, Edge, Internet Explorer, Safari og Opera – er innstilt på å akseptere cookies automatisk, men du kan selv velge å endre innstillingene slik at informasjonskapsler ikke blir akseptert. Vær oppmerksom på at om du sier nei til informasjonskapsler, kan du påvirke funksjonaliteten på våre så vel som andres nettsteder.

Se oversikt hos Nettvett.no – Slik administrer du informasjonskapsler

Vi bruker Google Analytics for å samle statistikk. Anonymiseringsfunksjonen i Google Analytics er satt på. Opplysningene lagres i 26 måneder.

Hvem andre enn oss har tilgang til personopplysninger vi samler inn på eller via nettsidene våre?

Selskapet Dynacon og DXC Technology er databehandler og leverandør for utvikling og vedlikehold av vareregisteret vårt (ERP).
Selskapet Ganske Enkelt er databehandler og leverandør for utvikling og vedlikehold av kundebehandlinssystemet vårt (CRM).
Selskapet Convert er databehandler og leverandør for utvikling og vedlikehold av nettbutikk og nettstedet bibsent.no.
Det danske selskapet BookBites AS er databehandler og leverandør for utvikling og vedlikehold av bsebok.no.
Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedene våre og e-postforum lagres på egne servere som driftes av IT-selskapet Intility, med unntak av bsebok.no som driftes av BookBites AS.
Google Analytics er databehandler for den avidentifiserte statistikken vi henter ut fra våre nettsteder. Anonymiseringsfunksjonen i Google Analytics er satt på.
E-marketeer er databehandler for nyhetsbrevet til Biblioteksentralen (BS-katalogen som nyhetsbrev).
Mailchimp er databehandler for nyhetsbrev til Bibliotekeneshus.no. Se også Mailchimps personvernerklæring: https://mailchimp.com/legal/privacy

E-post og telefon

Biblioteksentralen benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling/bestilling, registreres i vare- og kunderegisteret vårt (se også bibsent.no).

Biblioteksentralens medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Besøk i Biblioteksentralens lokaler

BESØK I BIBLIOTEKENES HUS I ALF BJERCKES VEI 20
Besøkende som autoriseres til å ferdes på egen hånd i Bibliotekenes Hus i regi av Biblioteksentralen føres opp på en liste enten manuelt eller digitalt. Dette gjøres først og fremst for at vi skal vite hvem som er i huset til enhver tid. Opplysningene slettes etter maksimum sju dager.

KAMERA I PORTTELEFON
Ved inngangspartiet på gateplan hos Biblioteksentralen og Bibliotekenes Hus er det montert et kamera som aktiveres når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet.

Informasjonssikkerhet

Dine persondata er beskyttet i egnede og sikrede datasentre med adgangskontroll.

Har du spørsmål til vår behandling av personopplysninger?

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Biblioteksentralen har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

De som er registrert i en av Biblioteksentralens systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Biblioteksentralen ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert.

Kontaktinformasjon
E-post: kundeservice@bibsent.no
Telefon: 22 08 39 00
Postadresse: Biblioteksentralen SA, Postboks 24, 0614 Oslo